Wie wir das umsetzen:
Alles davon liegt im selben System. Was einmal erfasst ist, steht überall dort zur Verfügung, wo es gebraucht wird.
Die Förderarten der Zuschussrichtlinie liegen im System, mit ihren Sätzen, Höchstbeträgen, Quoten sowie Alters- und Dauergrenzen. Ein Antrag wird einmal erfasst, das System rechnet danach und erzeugt den Bescheid als PDF. Auszahlung, Verwendungsnachweis und Rückforderung samt Verzugszinsen hängen am selben Vorgang. Die zugehörigen Buchungen entstehen automatisch mit.
Mitgliedsverbände stellen ihre Anträge über einen eigenen Zugang und sehen dort den Stand ihrer Vorgänge. Die Angaben landen direkt im System. Niemand muss sie abtippen.
Veranstaltungen werden im System geplant und auf der Website veröffentlicht, mit Altersgrenzen, Plätzen, Preisen und mehreren Terminen. Die Anmeldung läuft online, mit Geburtsdatum, Einwilligung der Erziehungsberechtigten und Notfallkontakt. Merkblätter hängen als Dokument an der Veranstaltung, Treffpunkt und wichtige Hinweise stehen sichtbar dabei. Beim Einlass wird per Barcode abgeglichen. Danach entstehen Teilnahmebescheinigung oder Juleica-Nachweis. Das bestehende Ferienprogramm haben wir mit allen Veranstaltungen übernommen.
Häuser, Zimmer, Plätze und Ausstattung liegen als Stammdaten im System. Anfragen kommen über die Website, der Belegungskalender zeigt farbig, was frei ist. Doppelbelegungen und Kapazitätsgrenzen prüft das System, bevor jemand zusagt. Die Tarife unterscheiden zwischen Mitgliedern, Partnern, regulären und kommerziellen Gästen, jeweils mit dem richtigen Steuersatz. Buchungsvertrag, Anzahlung und Rechnung entstehen aus der Buchung. Die Erinnerung vor der Anreise geht automatisch raus.
Bus, Zelte, Technik, Sportgeräte, Küchenausstattung und Spielgeräte mit Bestand über mehrere Lager. Bei einer Anfrage prüft das System, ob das Material im gewünschten Zeitraum noch frei ist. Für Mitglieder gelten eigene Sätze, bis hin zu kostenlos. Kaution, Verleihvertrag und Rechnung hängen am Vorgang.
Juleica-Karten mit Gültigkeit, Erste-Hilfe-Nachweis und Schulungsstunden, samt Erinnerung vor dem Ablauf. Die Vollversammlung mit Einladung, Anwesenheit, Beschlussfähigkeit, Abstimmung und Protokoll. Eigene Förderanträge an Bezirksjugendring, BJR oder Ministerium mit ihren jeweiligen Fristen. Dazu Jahresbericht und Ehrenamtsnachweis als fertiges Dokument.
Jahreshaushalt je Förderart. Was gebunden ist und was noch zur Verfügung steht, ergibt sich aus den Vorgängen selbst. Dafür pflegt niemand eine zweite Liste.
Rundschreiben an die Verbände, digitale Unterschrift, Anbindung an die Buchhaltung. Dazu die Vorgaben der DSGVO: Auskunft auf Anfrage, Einwilligung bei Minderjährigen, Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Kommt euch das bekannt vor?
Jeder Vorgang in einem anderen Programm, ständig muss etwas abgetippt werden.
Wenn jemand Urlaub hat, bleibt immer was liegen.
Zuschussanträge
Ein Verband reicht einen Antrag ein. Jemand rechnet Tagessätze, Teilnehmerzahlen und Höchstbeträge von Hand nach.
Zeltplatz Buchung
Die Anfrage für den Zeltplatz kommt per Mail. Ob der Termin frei ist, steht in einer Excel-Datei, die jemand anders offen hat.
Material Verleih
Beim Verleih weiß man erst nach dem Blick ins Lager, ob der Bus an dem Wochenende noch frei ist.
Ferienprogramm
Das Ferienprogramm läuft in einem eigenen Portal, das mit dem Rest der Verwaltung nichts zu tun hat.
Mitglieder
Dieselbe Adresse steht in vier Listen. Ändert sie sich, ändert sie sich an einer Stelle.
Wie ein Projekt abläuft
1. Gespräch, kostenlos
Wir schauen uns an, wie eure Verwaltung heute läuft und welche Bausteine ihr benötigt.
2. Aufnahme
Wir gehen alle Bereiche durch, von der Zuschussrichtlinie bis zur Belegung, und schauen, welche Systeme heute im Einsatz sind. Daraus entsteht ein Angebot mit einzeln benannten Bausteinen.
3. Aufbau in Etappen
Wir beginnen mit eurer Website, sie bringt alle Funktionen für Nutzer zusammen. Daraus ergeben sich die einzelnen Bereiche die dann in enger Abstimmung mit euch umgesetzt werden.
4. Übergabe
Die Geschäftsstelle wird im fertigen System geschult. Dazu ist eine Wissensdatenbank mit Tutorials im System enthalten. Danach stehen mind. 30 Tage für Fragen kostenlos zur Verfügung.
Häufig gestellte Fragen
In diesem Abschnitt können Sie häufig gestellte Fragen effizient beantworten.
Das System übernimmt die Schritte, die sich aus Regeln ergeben: nach Richtlinie rechnen, Bescheid und Verträge erzeugen, Verfügbarkeiten prüfen, Rechnungen stellen, an Fristen erinnern, den Haushalt fortschreiben. Geprüft und entschieden wird weiterhin bei euch. Automatisiert wird die Wiederholung, nicht das Urteil.
Nein. Die Bereiche sind einzeln einsetzbar. Sinnvoll ist, mit dem Bereich anzufangen, der heute die meiste Zeit kostet, und den nächsten erst danach anzufassen.
Ja. Zuschussverwaltung, Ferienprogramm, Schulungen, Materialverleih, Juleica und Gremien hängen nicht am Haus. Die Einrichtungsbuchung lässt sich weglassen.
Nein. Förderarten, Sätze, Höchstbeträge und Fristen werden so hinterlegt, wie ihr sie beschlossen habt. Dasselbe gilt für die Vorgaben des Bayerischen Jugendrings. Ändert sich etwas davon, passen wir die Berechnung an.
Ja. Mitgliedsverbände bekommen einen eigenen Zugang, reichen darüber ein und sehen den Stand ihrer Vorgänge. Die Geschäftsstelle prüft und bescheidet im selben System.
Das lässt sich übernehmen. Beim Kreisjugendring Oberallgäu haben wir die bestehenden Veranstaltungen samt Preisen, Pflichtfragen, Orten und Kategorien in das neue System überführt.
Gerade dann. Der Aufwand hängt nicht an der Zahl der Beschäftigten, sondern an der Zahl der Vorgänge. Die ist bei einem Kreisjugendring auch mit zwei Stellen erheblich. Je weniger Leute, desto teurer wird jede Stunde doppelte Erfassung.
Die übernehmen wir, soweit sie in verwertbarer Form vorliegen. Vor dem Import prüfen wir den Bestand und stimmen mit euch ab, was mitkommt und was archiviert wird.
Nein. Die Grundlage ist Odoo, ein etabliertes System, das auch ohne uns weiterläuft. Den jugendringspezifischen Teil haben wir entwickelt, und er lässt sich an eure Verhältnisse anpassen.
Jetzt ein Gespräch planen und die Arbeit erleichtern
Wenn ihr wissen wollt, was davon bei euch Sinn ergibt:
30 Minuten, kostenlos, ohne Verpflichtung.
Sagt uns, welche Systeme und Listen bei euch heute im Einsatz sind.
Daran sieht man am schnellsten, was sich zusammenlegen lässt.